Julio – diciembre 2018
Vol. 2, No. 5
ISSN 2602-8247
http://retosdelacienciaec.com
mcrevistas@gmail.com
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACION DEL
INVENTARIO EN LAS INSTALACIONES HOTELERAS
ECUATORIANAS
PROCEDURE FOR THE INVENTORY MANAGEMENTIN
HOTEL FACILITIES
Marlon Voltaire Gruezo Estacio
1
Senia Rodríguez Rodríguez
2
Amílcar Félix Roldán Ruenes
3
Harold Paúl Oyarvide Ramírez
4
Recibido: 2018-02-11 / Revisado: 2018-03-28 / Aceptado: 2018-05-07 / Publicado: 2018-07-01
RESUMEN
En el presente trabajo se presentan los elementos que se tuvieron en cuenta
para el diseño de un procedimiento para la administración del inventario en
instalaciones hoteleras, se expresan las bases teóricas que permitieron su
diseño y se aporta una concepción metodológica para la administración del
inventario en instalaciones hoteleras en Ecuador con el objetivo de lograr una
mejor gestión financiera en la administración del inventario y tomar decisiones
eficientes y oportunas. El procedimiento se estructura en 5 etapas y 7 pasos en
cada uno de los cuales se precisan las técnicas a utilizar en su realización y se
definen los resultados a obtener en cada uno de ellos. El procedimiento a su vez
se sustenta en un conjunto de principios que garantizan el logro de los objetivos.
La propuesta fue validada por un grupo de expertos que coincidieron en su
pertinencia y factibilidad de aplicación en las entidades hoteleras ecuatorianas
de playa.
Palabras clave: Logística, administración del inventario.
1
Magíster en Negocios Internacionales. Profesor Titular en la Facultad de Ciencias Administrativas y
Económicas de la Universidad Técnica Luis Vargas Torres de Esmeraldas. Ecuador. E-mail:
marlongruezo@hotmail.com
2
Doctora en Ciencias Económicas. Profesora Titular de la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad de Oriente. Santiago de Cuba. Cuba. E-mail: sinia@uo.edu.cu
3
Doctor en Ciencias Económicas. Profesor Titular de la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad de Oriente. Santiago de Cuba. Cuba. E-mail: amilcar@ou.edu.cu
4
Doctor en Ciencias Económicas, Profesor Titular de la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad Técnica Luis Vargas Torres de Esmeraldas, Ecuador. E-mail: hoyarvide@gmail.com
Forma sugerida de citar: Gruezo-Estacio, M. V., Rodríguez-Rodríguez, S., Roldan-Ruenes, A. F. y
Oyarvide-Ramírez, H. P. (2018). Procedimiento para la administración del inventario en las instalaciones
hoteleras ecuatorianas. Retos de la Ciencia, 2(5), pp. 84-97.
Marlon Gruezo / Senia Rodríguez / Amílcar Roldán / Harold Oyarvide
ABSTRACT
This paper presents the elements that were taken into account for the design
of a procedure for inventory management in hotel facilities, expresses the
theoretical basis that allowed its design and provides a methodological concept
for the management of inventory in facilities hotels in Ecuador with the aim of
achieving better financial management in inventory management and making
efficient and timely decisions. The procedure is structured in 5 stages and 7 steps
in each of which the techniques to be used in its implementation are specified
and the results to be obtained in each of them are defined. The procedure, in
turn, is based on a set of principles that guarantee the achievement of the
objectives. The proposal was validated by a group of experts who agreed on its
relevance and feasibility of application in Ecuadorian beach hotel entities.
Keywords: Logistics, Inventory management.
INTRODUCCIÓN
Actualmente, Ecuador está inmerso en un proceso de cambios tendientes a
fortalecer el desarrollo económico del país y en este contexto el sector de la
hotelería cobra una enorme importancia al constituir una de las áreas de mayor
crecimiento. Desde el momento que se reconceptualiza la estrategia del Plan de
desarrollo nacional, es considerado uno de los pilares a tener en cuenta por el
gobierno ecuatoriano para dinamizar la economía.
El fuerte incremento de la competencia durante los últimos años ha estimulado
el interés académico en evaluar la eficiencia en todos los sectores económicos.
En el momento actual existe una importante y extensa literatura sobre eficiencia
en múltiples sectores de la actividad económica y dentro de ellos el sector
servicios no ha sido una excepción, a pesar de que sus características
específicas como la intangibilidad o la heterogeneidad que dificultan la
evaluación y la cuantificación de su eficiencia.
Los primeros estudios relacionados con la eficiencia en hoteles corresponden
a la década de los noventa (Morey y Dittman, 2003). Si se analizan los factores
que se han considerado relevantes en la literatura internacional desde el punto
de vista de la incidencia sobre la calidad de los servicios y la eficiencia de las
empresas hoteleras, éstos han sido fundamentalmente de tipo organizativo,
como el estilo directivo, la clase de propiedad, la localización y el tamaño, entre
otros.
Los aspectos anteriores confirman la interdependencia que existe entre la
calidad de los servicios y la eficiencia; elementos estos que están muy vinculados
al empleo de modelos, técnicas y procedimientos de gestión financiera con los
cuales se dirige una empresa. Estos han sido utilizados como una herramienta
gerencial que ayuda al empresario, gerente o director al buen manejo de su
negocio o actividad al permitirle tomar decisiones para el futuro.
Con el tiempo, los procedimientos de gestión financiera han ido evolucionando
de acuerdo a las necesidades de cada empresa e institución, los mismos tienen
un estándar de metodología, que van adaptándose a los constantes cambios
tecnológicos y a la obtención y procesamiento de la información atendiendo a las
necesidades y estructura de cada organización.
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La administración del inventario se justifica por la importancia que tienen las
existencias para la empresa y por tanto la necesidad de administrarlas y
controlarlas. Su objetivo consiste fundamentalmente en mantener un nivel de
inventario que permita un máximo de servicio a los clientes a un mínimo costo.
A partir de la observación del estado de la práctica en el contexto del país, se
considera que aún es insuficiente el tratamiento que se ha dado a este fenómeno
en la teoría y en los aspectos metodológicos y se identifica la necesidad de
continuar con el diseño y aplicación de propuestas para lograr la evaluación
empresarial desde un enfoque de la teoría de aprovisionamiento, donde el eje
conductor está centrado en la administración del inventario por lo que en el
presente trabajo se pretende diseñar un procedimiento para la administración
financiera del inventario en las instalaciones hoteleras del Ecuador, que permita
elevar la calidad de los servicios y lograr un mayor nivel de eficiencia en su
gestión.
Algunos juicios de valor, que sustentan esta afirmación obedecen a los
resultados obtenidos en investigaciones realizadas tanto en empresas
productivas como de servicios, estos son los siguientes:
- La mayor parte de los elementos que conforman los costos de
aprovisionamientos no se hallan explícitamente en los registros contables.
- En las empresas hoteleras algunos elementos del costo total de
almacenamiento y del costo total del pedido son despreciables, mientras que
otros no son imputables a la organización.
- El costo de oportunidad, que es el costo de los rendimientos a los cuales se
ha renunciado para tener la inversión corriente en inventario, es de difícil
medición, por lo que se recurre para su estimación a consideraciones
financieras, o se establece una tasa con relación al valor del inventario medio.
- En la práctica empresarial hotelera generalmente existe falta de predicción y
de sistematicidad en el control de determinados elementos que conforman el
costo de ruptura, como es la pérdida de ventas por la insatisfacción de los
clientes, los costos asociados a las medidas extraordinarias para respetar los
plazos de entrega, los costos para adquirir en condiciones de contingencia
un artículo deficitario o uno sustitutivo.
DESARROLLO
La actividad hotelera, constituye una actividad comercial de venta de servicios
de alojamiento y gastronomía fundamentalmente, tiene características generales
y económicas- financieras especiales que la diferencian de otras actividades
comerciales e industriales. Algunas de las características generales de este
sector son: gran diversidad y complejidad, rigidez de la oferta, condicionamiento
a factores del entorno, demanda elástica y elevada inversión.
Se adicionan a las características antes mencionadas otras, que son básicas para la
actividad económico-financiera del hotel como lo son: lo corto de su ciclo de operaciones
(las operaciones son prácticamente diarias) y su variabilidad provocado por las distintas
temporadas que varían según las condiciones climatológicas o los eventos económicos
sociales (estaciones del año, ferias y eventos internacionales de prestigio, entre otras)
que se producen, tanto por parte de la empresa hotelera, como por parte de los
huéspedes.
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Esta estructura de operación, con altibajos cíclicos da lugar a las denominadas
temporadas altas o de máximo nivel de producción y a las temporadas bajas con escaso
o ningún nivel de ingresos, lo que produce en muchos casos la necesidad del cierre total
o parcial de la instalación hotelera durante la misma. Lo anterior provoca efectos
negativos en la obtención de los ingresos, así como un alto porcentaje de costos fijos,
fluctuaciones en los volúmenes de ventas y capacidad ociosa en las bajas temporadas,
que no es común en muchas otras actividades.
Ante esta situación, las instalaciones hoteleras se ven en la necesidad de contar con
un buen sistema contable que proporcione la información necesaria, oportuna y eficaz
que permita conducir y controlar el negocio. En este sentido, para lograr una buena
administración y gestión del negocio hotelero es necesario contar con una adecuada
gestión de los aprovisionamientos.
La gestión de aprovisionamientos desempeña un papel significativo en el
ámbito empresarial. Sin embargo, la dimensión de su importancia dentro del área
hotelera no siempre fue reconocida en toda su magnitud.
Se constata que el aprovisionamiento representa en las empresas hoteleras
entre el 60 y el 85% de su presupuesto. De igual forma se ha planteado que un
aprovisionamiento bien comprendido es susceptible de aportar un beneficio del
5 al 7% sobre el presupuesto general.
Los autores de manera generalizada coinciden en afirmar que el objetivo de
la gestión de aprovisionamiento es conseguir que los suministros que requiere la
organización para el cumplimiento de su misión estén disponibles con la calidad
adecuada, la cantidad necesaria, en el lugar, plazo oportuno y al menor costo
posible. Para cumplir estas funciones es necesario realizar las siguientes
actividades:
a) Prever las necesidades de la empresa.
b) Planificarlas en el tiempo.
c) Expresarlas en términos adecuados desde el punto de vista descriptivo en
forma cuantitativa y cualitativa.
d) Buscar en el mercado los productos que las satisfacen.
e) Adquirir los productos.
f) Asegurarse que son recibidos en las condiciones demandadas.
g) Pagar los productos adquiridos.
Otros, al abordar el estudio del aprovisionamiento lo estructuran a través de
tres etapas: compras, almacenamiento y gestión o administración de inventarios.
- La planificación de las compras está estrechamente vinculada con las
necesidades de los clientes y la realización de las ventas de mercancías
anteriormente adquiridas. El no tener en cuenta estos elementos puede
conducir a la adquisición de mercancías que luego no tienen salida y hacen
crecer los inventarios, provocando deterioros o vencimiento, por lo que se
pierde parte de la inversión realizada. Crecen también los costos de
oportunidad y mantenimiento del stock asociado al almacenamiento.
- En cuanto al almacenamiento, su necesidad se fundamenta a partir de la falta
de sincronización entre el consumo y la producción, de ahí que se afirme que
el almacenamiento tiene una función reguladora ante las variaciones que se
producen entre un proceso de consumo y la entrega.
- La gestión de inventario se deriva de la importancia que tienen las existencias
para la empresa y por tanto la necesidad de administrarlas y controlarlas. Su
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objetivo consiste fundamentalmente en mantener un nivel de inventario que
permita un máximo de servicio a los clientes a un mínimo costo.
Dada la importancia que ha tomado la gestión de los aprovisionamientos en
la actualidad, su enfoque debe estar orientado hacia una perspectiva logística y
financiera que integre la función de aprovisionamientos en la formulación y
puesta en práctica de la estrategia global de la empresa. Una contribución
sustancial a este enfoque comienza con la participación de esta función en la
definición de la estrategia de la empresa y termina cuando el producto o servicio
es empleado adecuadamente en el propio proceso de transformación o satisface
las necesidades del cliente final, es decir, cuando se contempla la actividad de
aprovisionamiento como parte integrante del sistema logístico de la empresa
hotelera.
Sin olvidar otros aspectos fundamentales a saber: la necesidad de adaptarse
a un entorno económico altamente cambiante motivado por la globalización de
los mercados, las variaciones cualitativas y cuantitativas de la demanda de los
productos, la escasez de capitales y el crecimiento de los costos financieros, así
como los cambios tecnológicos y el constante incremento de las exigencias de
calidad.
Al abordar el estudio del aprovisionamiento, la administración financiera de
inventarios constituye una de las etapas que conforman su estructura y
precisamente su administración se deriva de la importancia que tienen las
existencias para la empresa y por tanto la necesidad de administrarlas y
controlarlas. El objetivo consiste fundamentalmente en mantener un nivel de
inventario que permita un máximo nivel de servicio a los clientes a un mínimo
costo.
El inventario constituye uno de los activos más costosos e importantes para
muchas empresas, en ocasiones representa hasta 50% del capital total invertido,
es por ello que los administradores han reconocido desde hace tiempo que un
buen control del inventario es crucial.
Tradicionalmente, los inventarios fueron vistos como un mal necesario para
garantizar la continuidad de la producción, sin embargo, la gestión empresarial
actual está necesitada de una adecuada administración del inventario, donde
prime el criterio de mantener las cantidades mínimas necesarias que garanticen
la continuidad de todo flujo en la cadena logística y que permita absorber el
impacto de la variabilidad e incertidumbre asociadas a la operación,
garantizando la máxima satisfacción del cliente y el cumplimiento de los objetivos
siguientes:
1. Evitar la ruptura de stocks, que no es más que quedarse sin existencias para
servir a los clientes o para fabricar y cumplir con los plazos de entregas.
2. Minimizar los costos de gestión de las existencias, es decir, realizar un
proceso de administración de inventarios que garantice los niveles de
inventarios adecuados, evitando que un exceso de existencias provoque
costos innecesarios.
Por un lado, una empresa puede tratar de reducir los costos mediante la
reducción de los niveles de inventario disponible, y por otro, los clientes pueden
estar insatisfechos cuando existe escasez de inventarios, llamado desabasto, en
forma frecuente. Por consiguiente, las empresas deben encontrar un equilibrio
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entre los niveles bajos y altos de inventarios donde la minimización de costos
constituye el factor principal en la obtención de este delicado equilibrio.
Es generalizada la tendencia a reconocer el inventario como un conjunto de
recursos ociosos, o sea, la existencia física de mercancías que una empresa
mantiene para lograr un manejo eficiente de su gestión económica. Pero lo cierto
es que el inventario es lo que hace trabajar a la empresa: es dinero y, como tal,
no es conveniente tenerlo inmovilizado y cuando el inventario no es contado,
registrado y distribuido correctamente, la empresa se arriesga a perder
oportunidades de venta, incurre en gastos innecesarios, disminuye su atención
al cliente y pierde competitividad.
Por la importancia que reviste el análisis de esta categoría, a continuación se
analizan algunos conceptos dados por algunos estudiosos del tema.
Harris, creador del primer modelo de inventario (Modelo del Lote Económico)
expresa que según Wilson R. (1934), un inventario es un recurso o conjunto de
recursos ociosos, o sea, la existencia física de mercancías que una empresa
mantiene para lograr un manejo eficiente y suave, sin altas ni bajas
pronunciadas, de su gestión económica.
Horngren, Harrison y Robinson (1991) sostienen que: “…el inventario
constituye las partidas del Activo Corriente que están listas para la venta, es
decir, toda aquella mercancía que posee una entidad en el almacén, valorada al
costo de adquisición, para la venta o actividades productivas”.
Por otro lado (Suárez, 1998) hace una extrapolación del concepto de
inventario insertándolo en un contexto más amplio; se refiere al balance general
como un inventario de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa,
mostrando la situación de la empresa desde dos puntos de vista: el económico
y el financiero.
Siguiendo este mismo criterio autores como Weston (2006) son más
específicos al referirse de forma general a los factores que dan lugar al análisis
del inventario, conceptuando brevemente el inventario básico, el inventario de
seguridad y el inventario anticipado.
Existen en la literatura otras definiciones de inventario, dentro de las que se
destacan las de los autores que siguen:
Koopmans, et al. (1957) definen al inventario como la “cantidad de artículos,
mercancías y otros recursos económicos que son almacenados o se mantienen
inactivos en un instante de tiempo dado. El inventario varía en magnitud con el
tiempo, en respuesta al proceso de demanda que opera para reducir su nivel y
el proceso de abastecimiento que opera para elevarlo. Normalmente la demanda
es una variable no controlable, pero la magnitud y la frecuencia del
abastecimiento si lo es.”
Para Heizer y Render, (2009) el inventario es cualquier recurso almacenado
que se utiliza para satisfacer una necesidad actual o futura, las materias primas,
el trabajo en proceso y los productos terminados son ejemplos de inventario. Los
niveles de inventario de productos terminados están en función directa de la
demanda.
Tomando en consideración los diferentes conceptos de esta categoría y
evidenciándose que todas giran en torno a una misma idea central, en este
trabajo se comparte la definición dada por los autores Koopmans, et al, debido a
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que en la misma no sólo se define el inventario como un bien, sino que se toman
en cuenta los aspectos relacionados con la magnitud del tiempo y la demanda.
La administración financiera del inventario vislumbra el manejo apropiado del
registro, de la rotación y evaluación del inventario en concordancia con su
clasificación y tipología en la empresa, debido a que la eficiencia de este proceso
depende de los resultados obtenidos de una manera razonable, logrando
establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para
mejorar o mantener dicho ciclo. En este sentido, su objetivo consiste en proveer
a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular
desenvolvimiento, por lo que tiene un papel fundamental dentro del proceso de
producción de la entidad, lo que garantiza enfrentar la demanda.
Durante el proceso de la cadena de logística de la entidad, es importante
mantener determinamos puntos de acumulación de materias primas, materiales
auxiliares y de oficina, accesorios, herramientas, repuestos, envases, embalajes,
combustibles, semiproductos y productos terminados. Estos insumos deben ser
gestionados eficientemente para así garantizar:
a. El mínimo preciso, porque su existencia es inmovilización de recursos
financieros de la empresa, fuente de mermas, deterioro, pérdidas, y
obsolescencia; y generador de inversiones y gastos para la creación y
operación de bodegas.
b. Las provisiones que se requieren en cada momento para mantener la
operatividad de las actividades (investigación, desarrollo, administración,
mantenimiento, producción o ventas).
c. Las existencias de seguridad necesarias para afrontar los problemas o
contingencias que surgen en la operación del sistema. Por lo que se requiere
evaluar los costos de mantener esta reserva y los costos de enfrentar una
contingencia sin la reserva en mención.
En resumen, a modo de síntesis, se puede concluir que la administración
financiera del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario
que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la
cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez, que estos son esenciales
para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades y su meta
consiste en determinar los niveles de inventarios necesarios para sostener las
operaciones al más bajo costo posible, por lo tanto, el inventario debe ser
altamente controlado y planeado.
MÉTODOS UTILIZADOS
Para el diseño del procedimiento para la administración financiera del
inventario en las instalaciones hoteleras, se revisaron varios procedimientos
teóricos y se seleccionaron aquellosrelevantes para la investigación. A partir de
los estudios realizados y con el objetivo de definir la similitud o existencia de
concordancia o no de criterios entre ellos se realizó un análisis clúster. El método
de conglomerado que se utilizó fue el Ward, que evalúa la cercanía entre los
grupos a partir de un análisis de la variación de las distancias entre ellos.
En la revisión efectuada se destaca el desarrollado por Norton, (1996) el cual
fue aplicado a empresas productivas y de servicios. Otro procedimiento a tomar
en consideración fue el desarrollada por Parada, (2000) referido a la gestión
Marlon Gruezo / Senia Rodríguez / Amílcar Roldán / Harold Oyarvide
hotelera. Del mismo modo Hernández N, (2013, desarrolla un procedimiento que
supone la realización del diagnóstico y la aplicación de las estrategias para
disminuir los niveles de inventario. Ruano E. (2003), propone un procedimiento
que incluye además una herramienta que identifica los problemas que puedan
estar afectando la eficiencia del sistema y permita buscarles solución, al analizar
los flujos: informativo, material, financiero y de retorno. Otros procedimientos
desarrollados por Cespón Castro (2003) y Pérez Campaña (2005) refieren de
modo general las siguientes etapas: diagnóstico del estado actual, procesos,
cartera de productos, pronóstico de demanda de productos y de recursos
financieros, proveedores, inventarios, transporte, almacenamiento y costos
logísticos.
A partir de los estudios realizados con anterioridad y con el objetivo de definir la
similitud o existencia de concordancia o no de criterios de los autores mencionados, en
las líneas que siguen se procede a realizar un análisis clúster de los elementos
empleados en los procedimientos de gestión de aprovisionamiento.
En el estudio se utilizó el coeficiente W. de Kendall, se obtuvo un valor de 0,087,
demostrativo de una gran dispersión en los elementos empleados por los diferentes
autores.
El procesamiento fue realizado utilizando el Software Statistic Program for
Social Sciences (SPSS) para Windows (versión 22.0), además del análisis de
conglomerados jerárquicos (clúster) con una medida binaria para calcular la
distancia de similitud entre los procedimientos. Donde el valor uno indica que
está presente el elemento y el cero que está ausente, la tabla siguiente refleja la
evaluación binaria.
Tabla 1: Evaluación binaria de los procedimientos para la gestión de aprovisionamiento
No.
ELEMENTOS
Parada
(1)
(2000)
Santos
Norton (2)
(1996)
Ruano (3)
(2003)
Hernández
(4)
(2000)
Otros (5)
(Refiere cuatro
procedimientos)
1
Clientes
1
1
1
1
1
2
Inventarios
1
1
1
1
1
3
Costos de
aprovisionamiento
0
1
0
0
1
4
Selección de proveedores
1
1
1
0
1
5
Contratos
0
0
1
1
0
6
Negociación
1
0
1
1
0
7
Planificación de las
compras
0
0
1
1
0
8
Transporte
0
0
0
0
0
9
Almacenamiento
1
1
1
0
1
10
Gestión por procesos
0
0
0
0
1
11
Diagnóstico inicial
0
0
1
0
1
Fuente: Datos obtenidos con la utilización del Software StatisticProgramfor SocialSciences
(SPSS) para Windows (versión 22.0).
El diagrama de témpanos se muestra en la figura 1 así como el dendrograma
en la figura 2 que más abajo se ilustran.
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Figura 1: Diagrama de témpanos horizontal
Casos
Número de conglomerados
1
2
3
4
Hdez,2000
X
X
X
X
X
X
X
Ruano,2003
X
X
X
X
X
Otros,2005
X
X
X
X
X
X
X
X
Santos Norton, 1996
X
X
X
X
X
X
Parada,2000
X
X
X
X
Fuente: Datos obtenidos con la utilización del SPSSWindows (versión 22.0)
Figura 2: Dendrograma
Fuente: Software StatisticProgram for SocialSciences (SPSS) para Windows (version 22.0).
Al realizar un corte del dendrograma en el nivel siete, se obtuvieron 2 grupos
de procedimientos:
Grupo 1: Procedimiento de Parada (2000), Santos Norton (1996) y Otros
(2005)
Grupo 2: Procedimientos de Hernández (2013) y Ruano (2003)
El nivel de representatividad de los once elementos referenciados en los
procedimientos estudiados se muestra en la figura 1.3.
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Figura 3: Nivel de representatividad de los elementos de la gestión de aprovisionamiento
Según la figura anterior, los elementos clientes e inventarios son
referenciados en todos los procedimientos, las causas que provocan estos
resultados son la tendencia que existe de enfocar los suministros a las
necesidades de los clientes, además de considerar la demanda como el
elemento más dinámico y por tanto su previsión como el punto de partida para la
creación de inventarios. Asimismo, los elementos almacenamiento y
proveedores son referenciados por el 80% de los procedimientos y denotan su
importancia estratégica por su impacto en los costos de las organizaciones.
De modo general se puede plantear que la existencia de diferencias entre los
procedimientos está en función de la organización objeto de análisis, a su nivel
de implementación, así como al momento histórico concreto en que se
desarrolló. En tal sentido hay especificidades para las empresas productivas,
comerciales y de servicios como las empresas hoteleras.
No obstante, se debe destacar la tendencia hacia la integración de los
elementos que concurren en la gestión de aprovisionamientos, el enfoque al
cliente, el enfoque en proceso y la necesidad de indicadores para la toma de
decisiones en donde la gestión de personal precisa de alcanzar el liderazgo,
compromiso e implicación en el logro de los objetivos de la empresa.
Teniendo en cuenta que el objeto práctico de esta investigación es un hotel
pequeño, se considera de más utilidad el grupo dos asumiendo el enfoque
desarrollado por (Parada G. O, 2000) por estar dirigido a la gestión de
aprovisionamiento hotelera.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
Como resultado del análisis anterior se elaboró un procedimiento que brinda
una respuesta favorable a las insuficiencias y retos que plantea hoy en día la
administración financiera del inventario en las instalaciones hoteleras el cual
quedó estructurado como sigue:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Series1 100 100 40 80 40 60 40 080 20 40
0
20
40
60
80
100
120
Axis Title
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Objetivo del procedimiento: perfeccionar la administración del inventario en
las instalaciones hoteleras.
Premisas para la aplicación del procedimiento:
- Las instalaciones hoteleras han de contar con procedimientos contables y
financieros que se correspondan con las Normas de Contabilidad
internacionalmente aceptadas.
- Compromiso de la administración de la instalación hotelera para apoyar la
realización de los estudios, análisis y aplicación de procedimiento propuesto.
- Disponibilidad de personal calificado en el área económica.
- Instalaciones óptimas para el almacenamiento de productos.
La aplicación del procedimiento está sustentada en un conjunto de principios
que permiten alcanzar su objetivo, son ellos los que siguen:
- Retroalimentación: capacidad de realizar mejoramiento de manera continua
cada vez que se evalúen los resultados en cada ciclo del procedimiento.
- Sinergia: capacidad de involucrar a todas las áreas las instalaciones
hoteleras a través de sus funciones significativas en el cumplimiento de sus
objetivos y metas.
- Flexibilidad: capacidad de asimilar los cambios que provienen tanto del
entorno, como de los procesos internos y adaptarlos de manera oportuna, sin
afectar su estructura, etapas y pasos de trabajo.
- Sencillez: Es de fácil manejo al utilizar información operativa de las
instalaciones las cuáles no son complejas como tampoco es complejo el
proceso de su recolección y análisis.
- Amplitud: Abarca toda la información contable y financiera de la instalación.
Considera tanto los procesos internos, así como los elementos del entorno
en el cual ésta desarrolla su actividad.
- Adaptabilidad: Aunque se diseñó para instalaciones hoteleras de una
provincia puede ser adaptado a otras empresas características similares del
sector, así como de otros.
El procedimiento propuesto se inicia con la preparación del escenario donde
se va a implementar, luego se define su estructura la cual está diseñada en cinco
etapas que contienen a su vez siete pasos específicos articulados
estrechamente.
Diseño del procedimiento para la administración del inventario en las
instalaciones hoteleras de la provincia de Esmeraldas.
Tabla 2: Procedimiento para la administración del inventario en las instalaciones
hoteleras de la provincia de Esmeraldas, Ecuador.
Inicio: Determinación de las premisas
Etapas
Pasos
Objetivos
Técnicas para
emplear
Etapa I:
Diagnóstico
Paso 1. Pronóstico
de la demanda.
Determinar la
demanda para el
periodo futuro que se
analiza.
Estudio de la
estacionalidad de la
demanda
Pronóstico de
demanda
Marlon Gruezo / Senia Rodríguez / Amílcar Roldán / Harold Oyarvide
Análisis de clientes.
Curvexpert 3.1.
Paso 2. Análisis del
comportamiento
histórico de los
aprovisionamientos,
clasificación de los
Productos en los
Puntos de Venta y
clasificación del
inventario.
Analizar el
comportamiento
histórico del inventario
y clasificar los
productos para
establecer estrategias
que posibiliten una
gestión de
aprovisionamiento
eficiente y orientado a
los clientes.
Análisis del estado
de situación
financiera (Balance
General) y el Estado
de Resultados
(Pérdidas y
ganancias).
Método de
clasificación de
inventarios ABC.
Etapa II:
Evaluación
Paso 3.
Administración del
inventario.
Determinar un nivel de
inventario que permita
un máximo nivel de
servicio a los clientes a
un mínimo de costo.
Método de la Partida
de Recepción y de
los Niveles de
Servicios.
Software Mónica
8.5.
Etapa III:
Decisión
Paso 4.
Planificación de las
Compras.
Definir plan de
compras en
correspondencia con
el pronóstico de
demandas.
Procedimiento de
planificación de las
compras.
Paso 5. Selección
de proveedores
Elaborar y aplicar un
procedimiento que
para la evaluación de
los proveedores.
Valoración de
expertos.
Etapa IV:
Valoración
Paso 6. Análisis de
resultados
Evaluar los resultados
de la aplicación del
procedimiento a partir
de los indicadores
físicos y financieros
propios de la gestión
de inventarios.
Análisis de las
razones financieras.
Etapa V:
Mejora
continua
Paso 7. Acciones
correctivas y
medición de la
satisfacción del
cliente
Medir satisfacción de
los clientes y detección
y corrección de las
desviaciones
Encuestas a
clientes.
Validación del procedimiento
El procedimiento diseñado fue validado por 10 expertos seleccionados entre
propietarios y administradores de hoteles de la región. Estos expertos valoraron
un conjunto de criterios referidos a los diferentes procesos (pasos) que lo
componen y la posibilidad y pertinencia de su aplicación, luego de ser procesado
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Revista Científica Retos de la Ciencia. 2(5), pp. 84-97
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en el SPSS se demostró un alto grado de concordancia al obtenerse una media
de respuestas superior a 4,3 en una escala de 5.
Tabla 3: Estadísticos de resumen de los elementos
Media
Mínimo
Máximo
Rango
Máximo/
mínimo
Varianza
No- de
elementos
Medias de
los
elementos
4,313
3,333
4,889
1,556
1,467
0,303
10
Fuente: Datos obtenidos con la utilización del SPSSWindows (versión 22.0).
Tabla 4: Análisis de fiabilidad
N
10
W de Kendall(a)
0,804
Chi-cuadrado
72,401
Alfa de Cronbach
Alfa de
Cronbach
basada en los
elementos
tipificados
N de elementos
0,842
0,825
10
Fuente: Datos obtenidos con la utilización del SPSSWindows (versión 22.0).
Los resultados del procesamiento pusieron de manifiesto un alto grado de
fiabilidad del instrumento empleado por lo que se tomaron como válidos.
CONCLUSIONES
El procedimiento diseñado, representa un aporte a la teoría y la práctica de la
administración del inventario en las condiciones actuales de funcionamiento de
las empresas hoteleras en el contexto ecuatoriano, a tono con las nuevas
tendencias internacionales y su validación muestra la necesidad y pertinencia de
su utilización.
Quedó estructurado en 5 Etapas y 7 pasos secuenciales: Etapa I. Diagnóstico,
Etapa II. Evaluación, Etapa III. Decisión, Etapa IV. Valoración y Etapa V. Mejora
continua. La propuesta se ajusta a las normas contables y financieras
internacionales y ecuatorianas y dota a los empresarios del sector turístico de
una herramienta de gestión para alcanzar mayores niveles de eficiencia en la
administración del inventario, satisfacer las necesidades de los clientes y mejorar
el proceso de toma de decisiones.
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